Командировка за счет принимающей стороны

Добрый день!
Наша организация заключила договор, согласно которому Заказчик осуществляет за свой счет доставку нашего сотрудника до места проведения работ, а также обеспечивает его жильем и питанием на все время проведения работ.
Мы сохраняем за работником место работы и средний заработок на время командировки и выплачиваем суточные.
Я оформляю приказ о направлении в командировку сотрудника, авансовый отчет оформляем тоже мы, так как трудовые отношения у него оформлены с нами.
Меня интересует следующий вопрос: если вдруг Заказчик вовремя не оплатит допустим проживание и наш сотрудник вынужден будет оплатить допустим гостиницу, чеки, заявление на возмещение он должен сдать в нашу бухгалтерию, а потом мы выставить эти расходы принимающей стороне или он сдает их непосредственно Заказчику? И вообще все подтверждающие документы по командировочным расходам (в том числе посадочные талоны) кому он должен сдавать? Если нам, то каким образом мы должны перевыставить эти расходы к возмещению Заказчику? Какие документы я должна предоставить Заказчику, чтобы он мог учесть у себя при налогообложении эти расходы?
Подскажите, пожалуйста. Как правильно действовать в подобных ситуациях, нигде не могу найти информацию по этому вопросу.